Comment organiser votre entreprise en cas de crise majeure ?

Vos employés et votre entreprise doivent changer leurs habitudes bien à l’avance afin d’être correctement préparés à une catastrophe globale. 

Bien avant l’ouragan Covid-19, nos employés stockaient leurs fichiers dans le cloud avec des sauvegardes localisées partout dans le monde. Ces actions sont transparentes pour les employés mais font partie intégrante de la gestion pour assurer la continuité de nos activités en cas de problème mondial. L’Agence 90 a mis en place de multiples redondances au-delà de notre système de stockage de fichiers pour garantir que nos activités continueront à servir nos clients sans un seul point de défaillance.

Les inquiétudes concernant le COVID-19 augmentant rapidement, les entreprises modernes prévoyantes se préparent à une transition rapide vers une main-d’œuvre entièrement distante. Toutefois, de nombreuses entreprises se sentent mal préparées à ce changement, sans parler des défis commerciaux qui pourraient apparaître et qui continueront à survenir dans les semaines et les mois à venir.

En tant qu’agence de conseil, nous aimerions partager quelques pratiques pour aider votre organisation.

Voici comment aider vos employés à rester productifs chez eux et à prévenir les perturbations de l’activité en cas d’urgence.

👉 Communiquer et collaborer

La plupart des entreprises utilisent au moins une plateforme de communication au travail, étendre ces technologies à d’autres employés ne devrait pas être trop compliqué. Mais pour les entreprises qui ne disposent pas d’une solution de communication, il est facile de se sentir perdu.

Les plateformes de communication et de collaboration aident à franchir les barrières et facilitent la productivité des employés, en permettant aux équipes de rester en contact au bureau, à la maison ou en déplacement. Si vous cherchez une bonne solution pour votre entreprise, voici quelques-uns des principaux outils à envisager :

Plates-formes de communication et de productivité

• Skype for Business
• Slack
• Microsoft Teams
• Trello

De notre côté, nous utilisons quotidiennement Slack.

Outils de réunions

• GoToMeeting
• Join.me
• Zoom
• Google Hangouts Meet

Chez nous, on utilise Google Meet.

👉 Accès aux dossiers et documents internes

Les documents internes n’étant pas toujours disponibles à distance, il est essentiel de préparer à l’avance vos processus opérationnels pour assurer la continuité des activités. Les employés ne devraient pas stocker leur travail sur leur machine locale. Tout le travail effectué doit être stocké dans le cloud pour assurer sa disponibilité à tout moment et partout où l’on se trouve.

En utilisant un système de cloud tel que Microsoft One Drive, qui est intégré à Office 365 et qui peut synchroniser automatiquement vos fichiers, vous pouvez accéder à distance au travail en cours et stocker vos fichiers dans le cloud de manière aussi sécurisée.

Chez l’Agence 90, nous sommes plutôt utilisateurs de Google Drive, qui permet également de stocker nos documents et fichers dans le cloud et ainsi les rendre accessibles depuis n’importe quel appareil (que ce soit un ordinateur de bureau, un smartphone ou une tablette).

👉 Soyez clairs sur votre politique de télétravail

Beaucoup d’entreprises en France n’ont pas de politique de travail à domicile en place, ce qui a laissé de nombreuses entreprises galérer pour trouver des moyens de le mettre en œuvre rapidement. Voici quelques points importants à garder à l’esprit lorsque votre entreprise élabore sa politique en matière de télétravail.

• Établir les attentes à un stade précoce afin que les employés sachent à quelles heures ils doivent être disponibles et comment le travail doit être effectué.
• Fournir les outils et les canaux de communication appropriés (par exemple, emails, chat, vidéo) pour que les personnes restent en contact et continuent à collaborer efficacement.
• Coordonner tous les besoins technologiques tels que les ordinateurs portables, les écrans et les logiciels pour éviter les temps d’arrêt.
• Définir les exigences de sécurité pour protéger les informations privées, ce qui peut inclure la mise en place d’un VPN et la fourniture d’informations sur le partage des mots de passe et des fichiers, ainsi que sur l’utilisation des appareils de l’entreprise.
• Indiquer aux employés les moyens d’obtenir de l’aide, que ce soit par l’intermédiaire des ressources humaines, de l’informatique, de leurs responsables ou d’autres employés.

Depuis le début de l’épidémie de coronavirus, nous restons en contact quotidien avec nos employés pour réitérer les politiques de travail à domicile et aider les employés à mettre en place des bureaux virtuels à domicile. Bien que cela ait été un grand changement pour tout le monde, la mise en place d’une politique nous a permis de poursuivre notre travail avec un minimum de perturbations.

👉 Gardez vos habitudes autant que possible

Les employés habitués à travailler quotidiennement au bureau pourraient rater des occasions de socialiser avec leurs collègues et leurs clients, ce qui peut finalement nuire au moral. Il est donc d’autant plus important que les responsables prévoient des contrôles individuels réguliers et des réunions d’équipe pour aider les gens à se sentir plus proches.

Veiller à ce que les choses restent normales devrait également s’appliquer à l’ensemble de l’organisation. Des réunions publiques aux évaluations des performances, en passant par la formation et l’intégration des nouveaux employés, le maintien des opérations commerciales doit tenir compte d’éléments qui ne sont pas toujours liés à la génération de revenus.

Enfin, et surtout, compte tenu de tout le stress que les employés subissent du fait de Covid-19, continuer à créer un lieu de travail agréable et convivial reste le meilleur moyen de maintenir la productivité des personnes. Tout ce que votre entreprise peut faire pour rendre la journée plus agréable, plus inspirante et plus engageante devrait porter ses fruits pendant la transition, et être quelque chose dont les employés se souviendront lorsque les choses reviendront à la normale.

Nous savons que beaucoup de lecteurs vont se rendre compte de ce que cela signifie du point de vue de l’entreprise et peut-être même du fait de travailler à distance pour la première fois. Nous avons testé de nombreuses approches différentes et nous savons qu’il peut être assez difficile de faire les choses correctement.